Onthaalbeleid

Het belang van een goed onthaal kan nooit overschat worden. In een sector waar chauffeurs het uithangbord zijn van de organisatie, in tijden van krapte op de arbeidsmarkt en het beroep van autobus-/autocarchauffeur een knelpuntberoep is, is een gedegen personeelsbeleid essentieel. Het onthaalbeleid maakt daar zeker deel van uit.

U heeft ongetwijfeld kosten nog moeite gespaard om een geschikte medewerker te vinden. Het zou zonde zijn om deze nieuwe aanwinst verloren te laten lopen in uw organisatie. Een weldoordacht onthaalbeleid bevordert de sociale integratie van de nieuwe medewerker en geeft het nodige zelfvertrouwen en motivatie om snel nieuwe taken aan te leren.

Een onthaal is bovendien verplicht voor nieuwe medewerkers! 

Lees hier meer op de website van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid & Sociaal overleg.

Het KB kan u hier bekijken. 

Een onthaalbeleid is een samenhangend geheel van stappen en middelen die erop gericht zijn de nieuwkomer op een optimale manier te integreren op de werkvloer en in de organisatie.

Om de introductie van een nieuwe medewerker in goede banen te leiden, kan het nuttig zijn om een overzicht bij te houden van wie voor wat op welk ogenblik verantwoordelijk is tijdens de onthaalperiode. Een duidelijke procedure, draaiboek of checklist zorgt ervoor dat niets wordt vergeten of kan voorkomen dat bepaalde zaken dubbel worden gedaan.

Een onthaalprocedure geeft u de garantie dat alle medewerkers op een gelijke manier worden onthaald in uw organisatie. Dit is een belangrijke troef om discriminatie of uitsluiting van nieuwe medewerkers tegen te gaan.

• Duid een onthaalverantwoordelijke aan. Deze verantwoordelijke is communicatief en gemakkelijk bereikbaar voor uw nieuwe werknemer. Deze verantwoordelijke kan voldoende tijd vrijmaken om de nieuwkomer welkom te heten.
• Informeer de nieuwe medewerker over de onthaalprocedure. Dat geeft meteen een warm gevoel van welkom en neemt onzekerheden over het verloop van de eerste werkweken weg.
• Noteer welk materiaal een medewerker nodig heeft om de job goed uit te voeren. Dit kan voor of tijdens de eerste werkdag in orde gebracht worden: werkkledij, toegangspas of –code, sleutel, locker, tankkaart, inlogcode, … 
• Informeer alle medewerkers over de komst van de nieuwe medewerkers door een nota in het chauffeurslokaal, via intranet of de interne facebookgroep, … Het is altijd leuk wanneer men wordt verwacht.  
• Voorzie een volledige rondleiding in het bedrijf.
• Stel de nieuwe medewerker voor aan de peter/meter.
• Stel de nieuwe medewerker voor aan de medewerkers met sleutelfuncties: planner, plantonverantwoordelijke, garageverantwoordelijke, HR-verantwoordelijke, stelplaatsverantwoordelijke,...
• Overloop de onthaalbrochure en het arbeidsreglement.
• Maak een oplijsting van alle belangrijke informatie die moet besproken worden en door wie deze informatie wordt gegeven.
• Voorzie een opvolgingsgesprek. De onthaalverantwoordelijke heeft na 1-2 weken een gesprek waarbij geïnformeerd wordt of alles naar wens verloopt. De nieuwe medewerker heeft dan eventjes de tijd gehad om alle nieuwe info te verwerken en kan nu gericht vragen stellen over het bedrijf of de taken.
• Plan een evaluatiegesprek in.

Een onthaalbrochure is een belangrijk onderdeel van uw onthaalbeleid. Om te vermijden dat de nieuwe medewerkers op de eerste werkdag overspoeld worden met informatie is het handig om de belangrijkste afspraken en informatie te bundelen in een handig naslagwerk.

Een peter, meter of mentor maakt de collega vertrouwd met de organisatiecultuur, ongeschreven regels, normen en waarden, en allerlei andere praktische zaken. Zo zorg je ervoor dat het team de nieuwe medewerker sneller opneemt.

Het Sociaal Fonds organiseert op regelmatige basis mentoropleidingen. Tijdens deze 2-daagse opleiding komen onder andere de verschillende taken die een peter, een meter of een mentor kan hebben en de verschillende manieren die er zijn om te leren en om te motiveren aan bod. Na deze opleiding staat uw (toekomstige) peter, meter of mentor steviger in zijn of haar schoenen om nieuwe medewerkers wegwijs te maken in de job, onder collega’s en in de werking van het bedrijf.

Nieuwe medewerkers zijn geen onbeschreven blad. Ze hebben een rugzak met kennis en ervaringen mee en gewoonlijk ook een aantal blinde vlekken. Het is dus belangrijk om te weten over welke competenties een chauffeur beschikt en welke competenties nog moeten aangeleerd worden om alle taken uit te voeren. Informatie die je tijdens de selectieprocedure verkreeg, kan hier als basis dienen. Bespreek ook met de nieuwe medewerker op welke vlakken hij of zij zich nog verder wilt ontwikkelen. Een handig hulpmiddel zijn de competenties beschreven in de beroepskwalificatiedossiers. Vervolgens stel je een opleidingsplan op om te bepalen welke competenties zullen aangeleerd worden, op welke manier en door wie.